Metoda organizacji GTD obiecuje uczynić twoje życie bardziej praktycznym

Zwroty takie jak „Nie mam czasu na nic”, „Nie mogę chodzić do kina, bo muszę sprzątać dom”, „Moje życie to bałagan” są powszechne wśród kobiet. Dzień trwa 24 godziny, co często nie wystarcza do wykonania wszystkich zadań, które kobieta kumuluje.

Aby móc zająć się domem, pracą, dziećmi i nadal mieć czas na uprawianie hobby i dobrą zabawę, wystarczy, że kobieta się zorganizuje, przejrzy swoje priorytety i zacznie robić to, co naprawdę ważne. Korzystanie z metody organizacji może pomóc kobietom lepiej zarządzać czasem i organizować życie.

Jedną z najczęściej omawianych dziś metod jest GTD lub Getting Things Done. Ta metoda, która w Brazylii została nazwana „The Art of Making It Happen”, została stworzona przez amerykańskiego Davida Allena i wydana w książce o tym samym tytule.

GTD ma na celu stworzenie systemu, który może zarządzać wszystkimi obszarami życia człowieka, a nie tylko jego pracą lub pracą domową, i dlatego jest uważany za kompletną i dość kompleksową metodę.

Dla Renaty Montone z Call Daniel, eksperta w zakresie produktywności w metodologii GTD, z Call Daniel, firmy akredytowanej metodą zarządzania szkoleniami w Brazylii, GTD jest metodą, która pozwala organizować i kontrolować wszystkie zadania, projekty, marzenia i pomysły. „Ułatwia to proste i nieskomplikowane ustalanie priorytetów bez niepokoju i stresu.”

Przeczytaj także: 10 wskazówek, które pomogą zwiększyć produktywność spotkań biznesowych

Korzyści GTD dla kobiet

Korzyści, jakie metodologia może przynieść kobietom, są liczne. „Ogólnie rzecz biorąc, kobiety ze swej natury podejmują wiele działań w różnych obszarach odpowiedzialności życiowej, w wyniku czego stres, niepokój i stres są wysokie”, wyjaśnia Renata.

Gdy zaczniesz stosować GTD, zauważysz, że poziom lęku i stresu jest znacznie zmniejszony. „Dzięki GTD kobieta będzie również kontrolować wszystkie wymagania i przyspieszyć wykonywanie tych zadań”, wzmacnia instruktora. Ponadto kobiety będą mogły zrobić więcej w krótszym czasie i bez stresu i niepokoju.

Każdy, kto chce mieć bardziej zorganizowane i produktywne życie, może korzystać z GTD. „Jeśli dana osoba ma zadania, cele i marzenia do osiągnięcia, skorzysta z metodologii” - mówi Renata.

Stosowanie GTD: pięć zasadniczych kroków metodologii

Pierwszym krokiem dla każdego, kto chce zacząć stosować metodologię, jest przeczytanie książki? Sztuka sprawienia, by to się stało? David Allen lub przeć szkolenie Call Daniel. „Niezbędne jest poznanie pięciu kroków metodologii, aby zrozumieć cały proces przed rozpoczęciem”, uczy instruktor.

Pięć kroków, o których mówi instruktor, zostały podsumowane poniżej:

Przeczytaj także: 10 trików porządkowych i porządkowych dla tych, którzy nie mają czasu

1. Zbierz: Kolekcja jest wykonywana, abyś wyeliminował wszystko, co jest w twojej głowie, i byś był czysty i spokojny. W tym kroku chodzi o to, aby napisać wszystko, co musisz zrobić, dzisiaj lub w życiu. Jest to sposób, aby przestać zapominać o swoich zadaniach lub martwić się o nie bez przerwy, ponieważ wszystko zostanie odnotowane;
2. Proces: W tym drugim etapie GTD przetworzysz wszystko, co zostało odnotowane w poprzednim kroku, to znaczy ocenisz, czy to, co zauważyłeś, jest akcją, czy ta akcja jest priorytetem, czy powinna zostać odroczona, jeśli ma więcej niż jedną. osiągalny etap lub wiele innych możliwości;
3. Zorganizuj: Po przetworzeniu nadszedł czas, aby stworzyć i zorganizować system, który działa dla Ciebie. David Allen sugeruje w swojej książce bardzo praktyczny i łatwy do zastosowania system. Jednym ze sposobów jest uporządkowanie zadań według kontekstu, abyś mógł pracować nad niektórymi zadaniami, gdy jesteś przy komputerze, telefonie, w biurze itp.;
4. Recenzja: W metodologii GTD jednym z najciekawszych elementów jest przegląd, w którym uzyskujesz dostęp do swojego systemu i sprawdzasz, czy wszystko dzieje się zgodnie z planem. Nadszedł czas, aby ponownie ocenić priorytety i nie pozwolić, aby zrobiono tylko pilne rzeczy;
5. Uruchom: Ten ostatni krok to czas, aby zrobić to, co zorganizowałeś, bez stresu i niepokoju, po prostu wykonując zgodnie z planem. Nadszedł czas, abyście uruchomili swoje listy i zrobili wszystko, co musieli zrobić, zawsze wiedząc, że postępujecie właściwie w tym momencie.

Dla Renaty wykonanie jest etapem czasochłonnym. Jeśli metoda jest dobrze zastosowana, najwięcej czasu należy poświęcić na wykonanie. Wszystkie poprzednie kroki mają na celu zapewnienie zwinności w wykonywaniu ?, zastanawia się instruktor.Jeśli chodzi o najważniejszy etap, Renata uważa, że ​​zarówno przegląd, jak i przetwarzanie wyróżniają się na tle innych etapów, ponieważ są to momenty decyzyjne, które gwarantują sukces pozostałych etapów.

Narzędzia, które pomagają w GTD

Metodologia GTD jest dość prosta, więc podstawowe narzędzia, takie jak notebooki, foldery i kalendarz, są więcej niż wystarczające do zastosowania tej metody. „Dla tych, którzy lubią technologię, istnieją setki aplikacji stworzonych dla GTD, które znacznie ułatwiają życie, ponieważ umożliwiają synchronizację z telefonem lub tabletem”, mówi Renata.

Oto niektóre aplikacje, których możesz użyć do zastosowania GTD:

• Evernote: Ta aplikacja jest uważana za idealne miejsce do zarządzania pracą, ponieważ w tym samym systemie możesz tworzyć listy rzeczy do zrobienia, przechowywać ważne linki, załączać dokumenty, a nawet tworzyć prezentacje ze spotkań. Jest to darmowa aplikacja, z której można korzystać w różnych miejscach, takich jak komputer, tablet i telefon komórkowy;
• Toodledo: Aplikacja została stworzona do zarządzania GTD, zawierając wszystkie sposoby wskazane przez Davida Allena, aby stworzyć idealny system i łatwy w obsłudze. Jest to aplikacja, z której można korzystać na wielu różnych urządzeniach, jednak w przypadku urządzeń mobilnych aplikacja jest płatna. Innym problemem związanym z Toodledo jest to, że jest on w języku angielskim, więc do jego używania wymagana jest pewna znajomość języka;
• Todoist: to aplikacja do zarządzania zadaniami, która umożliwia stosowanie GTD. Bardzo kolorowy i praktyczny, Todoist jest bezpłatny i można go pobrać na dowolnym urządzeniu. Oferuje możliwość dodawania dat, przypomnień i priorytetów, dzięki czemu możesz w prosty sposób zarządzać zadaniami;
• Perspektywy: Innym doskonałym narzędziem do stosowania GTD jest sam Outlook, który oferuje możliwość zarządzania zadaniami, organizowania kalendarzy, przechowywania dokumentów, a nawet integracji z pocztą e-mail w celu pozostawienia wszystkiego w jednym systemie, ułatwiając życie tym, którzy go nie lubią. wielu aplikacji.

Oprócz tych aplikacji dowolny inny menedżer zadań umożliwia stosowanie GTD. Według instruktora idealnym rozwiązaniem jest wybranie narzędzia, które najbardziej odpowiada lub ma najbardziej przydatne zasoby dla danej osoby. Polecam wybór najbardziej dostępnego narzędzia na początku i dopiero po pięciu krokach przyzwyczajenie się do migracji do innego narzędzia. Spraw, by GTD stało się pierwsze.

GTD: sprawić, by tak się stało

Chociaż wydaje się to dość skomplikowane, GTD jest działającą metodą, z której może korzystać każdy, a zwłaszcza kobiety, które potrzebują nieco więcej organizacji w życiu. Aby go w pełni wdrożyć, musisz poświęcić trochę czasu, aby najpierw zebrać wszystko, co jest w twojej głowie, a następnie przetworzyć i zorganizować system, który działa dla Ciebie. „Oprócz tego czasu istnieje okres adaptacji, w którym konieczne jest stworzenie nawyku korzystania z pięciu kroków, a okres ten trwa od jednego do dwóch miesięcy”, mówi instruktor.

Przeczytaj także: 12 rzeczy, które powinieneś robić każdego dnia

Aby system działał sprawnie, cotygodniowy przegląd ma ogromne znaczenie, ale dzięki temu krokowi nie można osiągnąć spokojnego umysłu, ponieważ wszystkie kroki są ważne. „Ale to cotygodniowa recenzja zrobi różnicę i sprawi, że system będzie działał tydzień po tygodniu. Spełnienie pięciu kroków ma kluczowe znaczenie, nawet jeśli nie można utrzymać pożądanej dyscypliny w niektórych krytycznych okresach, ale nie należy nie przestrzegać pięciu kroków. Sukces każdego kroku zaczyna się od dobrze wykonanego poprzedniego kroku ?, powtarza Renata.

Dla tych, którzy chcą dowiedzieć się więcej na ten temat, instruktor udostępnił kilka miejsc, które możesz uzyskać. We własnej witrynie Call Daniel prowadzony jest blog, który jest zawsze aktualny i zawiera porady dotyczące GTD. Już strona GTD w języku angielskim przynosi wiele informacji na temat metody, jednak trzeba znać język.

Istnieje lista mailingowa Yahoo dla każdego, kto chce dołączyć i dowiedzieć się więcej o GTD. Blog Organized Life zawiera specjalną sesję poświęconą metodologii, ponieważ jego autor jest ekspertem w tej dziedzinie i dzieli się z czytelnikami wieloma wskazówkami. Ale nic nie może się równać z dostępem do oryginalnych pomysłów Davida Allena po przeczytaniu jego książki The Art of Making It Happen.

Po tych wszystkich informacjach nadszedł czas, aby tak się stało i uruchomić GTD. Wkrótce zdasz sobie sprawę, że twoje życie będzie bardziej zorganizowane, zaplanowane i produktywne, poświęcając czas na robienie tego, co czyni cię szczęśliwym i co jest naprawdę ważne dla tego szczególnego momentu w twoim życiu.

Zarządzanie czasem w biznesie: Jak zarządzać czasem? [Dawid Baginski SHOW #10] (Kwiecień 2024)